SNSやチャットワークでは指示内容が曖昧になってしまう理由

SNSの発達でコミュニケーションが発達しましたが、トラブルも同様に起きている理由とは?

SNSのメッセージ機能が発達した一方で、仕事が上手く依頼できていない、相手が了承していないということも同時に起きてきました。なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか?

SNSは、人間関係の延長線上にあるツールのために、ドライな文章を書けない

SNSは、本来の機能は、人間関係を構築する手段です。そのために、顔文字や絵文字、スタンプを使うことで心理的な障壁を下げるように意識しています。

SNSで、ビジネス的な堅苦しい文章を書いてしまうと、どうしても受け入れられないということを考えてしまうので、キツめにいうよりも、柔らかく文章を打ってしまうのです。

私が会社内やクライアントとの業連絡で使うツールです。

よく使われるSNSのメッセージ機能

・LINE
・facebookメッセンジャー
・チャットワーク

SNSのメッセンジャーで仕事をする欠点

タスクを承諾したことを忘れてしまう欠点も

SNSではメッセージを打っていくと、会話の内容が流れていきます。過去のタイムラインを読み返さないと行けない上に、複数の会話があると、要点をまとめるのも大変です。

さらに、お互いに承諾したことを忘れてしまうこともあります。自分から、または相手から承諾をもらっていたものの、リマインド機能がないために、流れてしまうことがあります。

そして、相手から指摘がない限り、タスクの存在に気づかないこともあります。「本当にこのタスクは実行されているのだろうか?」とお互いに疑心暗鬼になるツールでもあるのです。

同時に複数のことを頼みにくい

また、SNSでは、複数にタスクを頼むことに躊躇してしまいます。相手のアラートがなることにより、より催促しているように感じてしまうからです。

相手のスマホのアラームが鳴るために集中力を遮ってしまうこともあります。
「承知しました」ということを打つたびに相手のスマホのアラートがなるので、連続して送ることや、時間帯を考えて打つ必要がでてきます。

「今、深夜だから送らないほうがいいかな?」
「研修中だから、送るのを控えようかな?」

と無駄なことを考えなければいけないのです。

メールこそが要点をまとめられる便利なツール

メールはビジネス文書の代わり

メールは、ビジネス文書が簡略化されたものとして発展してきました。そのために、極端なメールは要件だけおくることもあるのですが、できれば、
「依頼内容」+「理由」
を入れておきたいです。

相手に理由が伝わっていればいいのですが、理由がなければ、相手もついつい後回しにしてしまうこともあるからです。

相手に依頼する場合位に入れておきたい内容

相手に依頼をする際の内容をまとめました。

依頼内容
Who 誰宛なのか?
What 何をするのか?
When いつまでにするべきなのか?

相手にしてほしいことを伝えます。その際に誰宛に送っているかを明確にしましょう。誰宛がなければ、自分のことと思ってもらえずに、返信が遅れたり、返信してもらえないことがあるからです。
次に、期限を決めましょう。急ぎなのか、時間はゆっくりでもいいのです。複数同時に依頼している場合は、他のタスクとの優先順位も合わせて記載すると相手に安心感を与えることができます。

理由
Why なぜなのか?

相手に何かを依頼する場合は、出来る限り理由を述べましょう。
人に何かを頼む時に単に「○○してもらえますか?」と言うよりも「○○なので、○○してもらえますか?」と理由をつけると承諾されやすい。ささいな頼みごとの場合は、頼みごとの内容とあまり関係のない理由、こじつけでも承諾されやすいのです。

カッチサー効果
心理学者のエレン・ランガー(Ellen J. Langer) が実験をおこなった。
被験者がコピー機の順番待ちの列の先頭へ行き3通りの言い方で頼む。

①要求のみを伝える:「すみません、先にコピーをとらせてもらえませんか?」
②本物の理由を付け足す:「すみません、急いでいるので先にコピーをとらせてもらえませんか?」
③もっともらしい理由を付け足す:「すみません、コピーをとらなければいけないので先にコピーをとらせてもらえませんか?」

結果は、
①の要求のみの承諾率は60パーセント
②の本物らしい理由の承諾率は94%、③もっともらしい理由の承諾率は93%
です。

コピーを取らないと行けないのは、みんな一緒ですが、理由付けすることで周りの協力を得られるのです。理由付けは大変重要です。

手段
How どのようにするのか?

どのように行うのか、または提出方法などの手段を述べていきます。
これを行うことで相手の心理障壁を下げることができます。

もし相手に文書で回答してほしい場合、曖昧な回答であれば、後回しにされる可能性があります。

メモ程度で答えてほしい場合は…

・5分程度で答えてほしい
・メールで引用返信で答えればいい

などを付け加えると相手に負担がないようにすることができます。

資料にまとめてほしい場合

・パワーポイントに2枚にまとめる
・WORDの雛形を送るので、それに追記してほしい

などを付け加えると相手に負担がないようにすることができます。

メールでは依頼内容、SNSのメッセンジャーでは連絡手段

メールもSNSメッセンジャーは、同時に使うことでお互いの負担を下げることができます。
ぜひ、お互いに仕事の能率を上げるためにもぜひ意識してみてください。

ビジネスで指示をせずに済む方法とは?

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