SNSやチャットワークでは指示内容が曖昧になってしまう理由

2019年11月2日2024年7月14日

SNSの発達でコミュニケーションが発達しましたが、トラブルも同様に起きている理由とは？

SNSのメッセージ機能が発達した一方で、仕事が上手く依頼できていない、相手が了承していないということも同時に起きてきました。なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか？

SNSは、人間関係の延長線上にあるツールのために、ドライな文章を書けない

SNSは、本来の機能は、人間関係を構築する手段です。そのために、顔文字や絵文字、スタンプを使うことで心理的な障壁を下げるように意識しています。

SNSで、ビジネス的な堅苦しい文章を書いてしまうと、どうしても受け入れられないということを考えてしまうので、キツめにいうよりも、柔らかく文章を打ってしまうのです。

私が会社内やクライアントとの業連絡で使うツールです。

よく使われるSNSのメッセージ機能

・LINE
・facebookメッセンジャー
・チャットワーク

SNSのメッセンジャーで仕事をする欠点

タスクを承諾したことを忘れてしまう欠点も

SNSではメッセージを打っていくと、会話の内容が流れていきます。過去のタイムラインを読み返さないと行けない上に、複数の会話があると、要点をまとめるのも大変です。

さらに、お互いに承諾したことを忘れてしまうこともあります。自分から、または相手から承諾をもらっていたものの、リマインド機能がないために、流れてしまうことがあります。

そして、相手から指摘がない限り、タスクの存在に気づかないこともあります。「本当にこのタスクは実行されているのだろうか？」とお互いに疑心暗鬼になるツールでもあるのです。

同時に複数のことを頼みにくい

また、SNSでは、複数にタスクを頼むことに躊躇してしまいます。相手のアラートがなることにより、より催促しているように感じてしまうからです。

相手のスマホのアラームが鳴るために集中力を遮ってしまうこともあります。
「承知しました」ということを打つたびに相手のスマホのアラートがなるので、連続して送ることや、時間帯を考えて打つ必要がでてきます。

「今、深夜だから送らないほうがいいかな？」
「研修中だから、送るのを控えようかな？」

と無駄なことを考えなければいけないのです。

メールこそが要点をまとめられる便利なツール

メールはビジネス文書の代わり

メールは、ビジネス文書が簡略化されたものとして発展してきました。そのために、極端なメールは要件だけおくることもあるのですが、できれば、
「依頼内容」＋「理由」
を入れておきたいです。

相手に理由が伝わっていればいいのですが、理由がなければ、相手もついつい後回しにしてしまうこともあるからです。

相手に依頼する場合位に入れておきたい内容

相手に依頼をする際の内容をまとめました。

依頼内容

Who	誰宛なのか？
What	何をするのか？
When	いつまでにするべきなのか？

相手にしてほしいことを伝えます。その際に誰宛に送っているかを明確にしましょう。誰宛がなければ、自分のことと思ってもらえずに、返信が遅れたり、返信してもらえないことがあるからです。
次に、期限を決めましょう。急ぎなのか、時間はゆっくりでもいいのです。複数同時に依頼している場合は、他のタスクとの優先順位も合わせて記載すると相手に安心感を与えることができます。