<フォーム活用法>ルーティン作業はフォームを使う!

インターネットが普及してから20年以上経ちますが、フォームを使わない人がいることに驚きです。

以前、とある朝会で集計用紙の発注を手作業(facebookメッセンジャー)で受けていたのをフォーム化することで、一気に時間削減になりました。

申し込みしやすくなり、発注ミスもなくなり、発注する側もされる側の労力も時間も一気に下がりました。

以前にデジタルの効果で、「①コピー、②プログラミング、③瞬間移動」と以前にお伝えしましたが、フォームもプログラミングにより、ルーティン作業を短縮することが出来ます。

フォームとは

記入作業を自動受付してくれるものです。
・アンケート
・申し込み
・注文
などを自動化してくれます。

フォームがないとどうなるのか?

メールやメッセンジャーを通じて、1対1で対応する必要が出てきます。
メッセージのやりとりで
・ここが未記入です。
・これも書いてください。
などをやり取りしなければいけません。

1回あたり5分のやりとりだとすると、10人いれば、50分失われることになります。

フォームの便利な点
記入欄に必須や任意の指定ができ、説明欄で補足できる

記入欄に必須や任意の指定ができることで、必須に記入漏れがある場合は、システム側で指摘することができます。
メールやメッセンジャーなどでは、メッセージを送り返して、「この項目が埋まっていないので埋めてください。」と催促する必要がなくなります。

また説明欄で「●●のように書いてください」や「文字数は300〜400文字でお願いします」と補足説明を入れることも可能です。

記入内容をメールアドレス宛に送ってくれる

フォームに記入したら、記入者と管理者の両方にメールを送ってもらうことが出来ます。
サイトを製作して、お客様の声を乗せる場合などは、メールの新着順に掲載することが出来ます。

フォームがない場合のやりとり
お客様の声の掲載者

取りまとめの人:手動で取り次ぐ

サイト制作者

の順で進めますが、
フォームがある場合のやりとり

お客様の声の掲載者

フォーム:自動通知

サイト制作者

のダイレクトに通知されるために労力や時間の削減ができます。

表などに一元管理してくれる(出来ないものもあり)

Googleフォームやフォームメーラー(無料プランあり)の場合、フォームの一元管理ができます。

アカウントを使ってシステムにログインすると、フォームの一覧表を見ることが出来ます。
もしメールやfacebookメッセンジャーやLINEなどあちこちでやり取りをしていると、どこに送ってもらったのかが不明ですし、どれが最新なのかもよくわかりません。

また、一元管理することで、誰が提出していなくて、誰が提出したかを一目瞭然です。送っていない人に対してフォローアップすることが出来ます。

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