スケジュール管理をぐっと楽にするアイテム

仕事でやることを明確にすると創造性や生産性が上がります。
なぜなら、人は環境が精神に作用するからです。
そして、仕事で不安や焦りを抱えてしまうのは、何をしていいか分からない時に起きます。

仕事は、「見える化」によって、意欲が高まる

「見えないこと」を「見える化」して、仕事の内容を明確にすることで、頭の中が整理されてくるのです。

「何をやるのか?」
「いつまでやるべきなのか?」
「どれくらいの時間がかかるのか?」

人の思考を操る「短期メモリ」を失ってはいけない

紙に書くことで、思考の質を高く、深く考えることができます。
人は、短期間に覚えられることは決まっているからです。
この短期メモリを節約するにも紙に書き出していくことが必要です。

紙に書き出す

紙に書き出すことにより、頭の中の短期メモリから追い出すことが可能です。短期メモリがう持っている限りは、次のことを考えられず、手を付けることはできません。iphoneなどのメモ帳でもいいのですが、書いたことを忘れたり、書いた場所を忘れてしまうことがあるので、手帳やノートなどのアナログツールがおすすめです。

不要なことや直ぐにできることを見つける

紙に書き出したら、不要なことや直ぐにできることを見つけていきましょう。
書き出して見えるのが、あなたがやらなくてもいいこともありますし、既に現時点で不要になっていることもあります。
今すぐ解決できること、一瞬で終わることに気付くはずです。

「電話する」
「一言メッセージを送る」
「フォームで問い合わせる」

などで完了することもあるのです。

仕事は、「タスク」と「時間」の概念で変わる

仕事を分解すると、「タスク(What,Who,where)」と「時間(When)で分けられる

タスク(What,Who,where)

タスクを分解すると3つの言葉に分解できます。

・何をするのか?
・誰がするのか?
・どこでするのか?

時間(When)

時間を分解すると2つの言葉に分解できます。

・どれくらいの時間がかかるのか?
・いつまでにするのか?

手帳を使って、タスクを書き出していきます。

【整理編】頭の中に考えているタスクを書きだして整理する

①ランダムに書き出していきます

頭の中に考えていることを全て書き出していきましょう。プライベートや仕事を別け隔てなく書いていきます。

②不要と必要に分けていきます

「不要」と「必要」を分けていきます。10個のタスクがあるのであれば、5個のタスクは不要なことかもしれません。あなたが本当にやるべきことなのかを考えていきましょう。
もし、今日10個のタスクのうち、4個のタスクしか終わらなければ、残りのタスクが6個残ってしまいます。明日にまた10個のタスクが入ってくるのであれば、明日には16個のタスクになってきます。
人間は完全な生き物ではありません。
「本当に必要なのか?」を考えていきましょう。また、「効率的な方法がある」、または「誰かの力を借りないと解決できない」ということを認識していきましょう。

③3分で解決できることをこなしていきます

3分で解決することがあります。自分がタスクを握っていても、現状を報告して、相手に相談することもできます。仕事は一人で行っているのでなく、お互いに仕事しているためにコミュニケーションは不可欠です。コミュニケーションによって、お互いのフラストレーションを下げることもできます。
自分が行うタスクであっても、相手に情報や資料を送ってもらうわないと進められないこともあります。
「電話」、「メッセージ」、「メール」で一言伝えるだけでタスクを進めることも可能です。

④締め切りを決めて手帳に書き込む

締め切りを決めなければ、タスクが有効的に働きません。「must(〜しなければいけない)」なのか、「want(〜できればしたい」のかを区別しないといけないからです。
そのタスクの締め切りを設定して手帳に書き込んでいきましょう。

【実行編】1日にすることを整理する

1日にすることをスケジュール帳を使って、管理していきます。

①今日やることを書き出す

本日予定しているタスクを全て書き出していきます。

②実際の作業予定時間を決める

実際の想定している作業予定時間を書きましょう。

③優先順位を決める

優先順位から決めていきます。この優先順位は、途中に変わってもOKです。

お勧めの手帳

1日のスケジュール管理

1日計画表

日本能率協会が出している「1日計画表」というものが便利です。1日に何をするべきかを書き出していきます。

左側にスケジュール、右側にタスクを書いていきます。

※インターネットでも購入できますが、東急ハンズで売っています。

手帳

スケジュール帳の週の部分に「タスクと締切日」を書けるものがおすすめです。

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